AVG Techniek aan het woord
Recentelijk is een van de laatste bedrijfsonderdelen van het familiebedrijf AVG, AVG Techniek, overgestapt naar Infor Cloudsuite met het in gebruik nemen van de Service module en Infor Mobile Service.
Aan bedrijfservaring ontbreekt het niet bij AVG. Met zijn oorsprong in 1920 heeft AVG menige marktontwikkeling mogen meemaken. Dit heeft AVG dan ook gebracht tot een bedrijf met ruim 300 medewerkers gevestigd in Nederland en Duitsland. Met vestigingen in het Nederlandse Kaatsheuvel, Velddriel, Heijen en het Duitse Goch, Rheinberg, Duisburg en Beckum is AVG een gerenommeerde speler in de markt van bouwstoffen, recycling, infra, transport en explosieven opsporing. De controle op de diverse processen was voor AVG een uitdaging. Om grip op deze processen te kregen heeft AVG in de zomer van 2021 gekozen voor Infor Cloudsuite als ERP oplossing en Antaras als solution provider.
AVG Techniek is een onderdeel van de AVG groep en richt zich op onderhoud en reparatie van de eigen vracht- en personenwagens plus een uitgebreid machinepark. Dit wordt door de overige AVG bedrijfsonderdelen ingezet voor diverse toepassingen. AVG Techniek heeft een volledig uitgeruste werkplaats en magazijn en met behulp van gekwalificeerde monteurs wordt het wagen- en machinepark in uitstekende staat gehouden. AVG Techniek heeft tot voor kort gewerkt met een ‘stand alone’ systeem wat geen integraties had met de andere bedrijfsonderdelen en dus ook niet met de financiële afdeling.
Een belangrijke reden dat AVG Techniek later overgestapt is naar Infor Cloudsuite is dat zij Infor van begin tot einde gaan gebruiken; magazijn beheer, inkoop, verkoopstromen, facturering en ook de hele serviceorganisatie. De integratie van de processen en integratie met de andere afdelingen was hierin key. Natuurlijk is hier een gedegen (onderzoeks)proces aan vooraf gegaan. Het projectteam van AVG Techniek (primair Paul Kubalek (meewerkend voorman werkplaats) en Joeri Wolfraad (magazijnbeheer en inkoop), samen met Stefan van Zinderen (manager ICT en projectleider ERP) en aangevuld met Ronny van Katwijk vanuit Finance) heeft samen met de consultants van Antaras zorggedragen voor een gedegen voorbereiding en procesverloop.
Over deze transitie gaan we met Paul, Joeri, Stefan en Ronnie in gesprek:
Paul, Joeri en Stefan vertellen over hun ervaringen omtrent de transitie naar Infor.
“We zijn trots op wat we bereikt hebben, er zijn gigantische stappen gezet, samen met Michel van Doorn van Antaras. Na een dynamische startperiode zijn uiteindelijk Paul en Joeri als keyusers aangewezen en dat is een gouden zet geweest. Hun jarenlange praktijkervaring is cruciaal geweest voor het correct inrichten van het systeem (Paul met zijn werkplaatservaring en Joeri met zijn magazijnervaring). Er wordt nu gebruik gemaakt van Infor Mobile Service om uren en materialen te registreren en er wordt gebruik gemaakt van de barcode scan functionaliteit, hierdoor hoeft er niets meer genoteerd te worden op papier. Al deze informatie is direct opvraagbaar in de LN-service module”, zegt Stefan.
“Gedurende de implementatie bleek dat we vanuit een verkeerde voorraadlijst aan het werken waren met als gevolg dat we besloten hebben om het gehele magazijn opnieuw in te richten. Dit heeft vervolgens wel tot enige vertraging geleid”, aldus Joeri “Zulke tegenslagen in het project heeft de saamhorigheid wel enorm bevorderd!” Zegt hij lachend. Infor is bedoeld om de bedrijfsprocessen te automatiseren en te optimaliseren, maar het hele transitie- en implementatie proces heeft er mede aan bijgedragen dat afdelingen elkaar beter hebben leren kennen en dat het teamgevoel versterkt is. “Eerst werkten we meer op eilandjes, nu is het een keten aan activiteiten zoals dat ook bedoeld is. Ook heeft het hele proces de innovatie bevorderd binnen het team. Het heeft ons geleerd om anders te denken en om zaken slimmer en efficiënter in te richten. Natuurlijk heeft dit tijd”, legt Joeri uit. “En we zijn er nog niet”, vult Stefan aan. "We zitten nu op 70/80% dus er zijn zeker nog stappen te zetten. Zo moet er nog meer structuur komen in de werkzaamheden en we moeten nog meer kennis krijgen over de mogelijkheden van het systeem. Daarnaast moet de organisatie ook nog wennen aan de verandering, dit kost tijd. Belangrijk is dat je de gebruikers meeneemt in de verandering, dat je antwoorden geeft op hun vragen en dat je met elkaar in gesprek blijft”.
“Een groot voordeel van Infor is dat het zorgt voor meer inzicht. De planmodule werkt heel erg goed: reparaties worden eerder afgerond omdat alles vooraf gepland en ingekocht wordt en het benodigde materiaal er tijdig is”, aldus Paul.
Voor de financiële afdeling is het heel positief dat AVG Techniek nu ook werkt met Infor. Ronnie vertelt dat er veel meer controle mogelijk is, omdat Techniek nu met inkooporders werkt. “Hierdoor is het toekennen en accorderen van facturen tijdbesparend en veel makkelijker! We hebben het proces nu beter onder controle en als we straks naar realtime matching over kunnen gaan dan verloopt het proces helemaal optimaal.” Ronnie geeft aan dat het een enorme uitdaging is geweest voor Paul en Joeri. De afdeling Techniek is namelijk voor alle andere AVG bedrijfsafdelingen bij uitstek dé service verlener. Om de afdelingen allemaal bij de implementatie van de afdeling Techniek te betrekken is dan ook een uitdaging geweest. Hij geeft de heren grote complimenten voor hoe zij het opgepakt hebben. “Dit stuk integraal verandermanagement is voor AVG gewoon ingewikkeld”, aldus Ronnie.
Alle vier de heren geven aan niet meer terug te zouden willen naar het oude ‘stand-alone’ systeem.
Stefan kijkt trots terug op het gehele Infor Cloudsuite traject waar hij in 2021 mee begonnen is. Waar AVG Infor moest leren kennen, moest Antaras AVG als organisatie maar ook de AVG processen leren kennen. Dit heeft tot een bijzonder partnerschap geleid waarbij AVG de korte lijnen met Antaras enorm waardeert. “Kijkende naar de toekomst willen we nog meer en beter gebruik maken van het systeem. Techniek is druk bezig met een onderhoudsplan (niet alleen voor de vrachtwagens maar ook voor de machines), dit willen we integreren in het systeem. We denken ook na om via IOT machines te gaan koppelen om daarmee onderhoud vooraf te kunnen plannen. En we willen gebruik gaan maken van de nieuwe Infor versie vanaf april waarmee we de verhuurmodule kunnen gaan inzetten, zeker gezien de mogelijkheid van anonieme artikelen. Dat werkt een stuk makkelijker dan nu.
Stap voor stap gaan we samen met Antaras verder met Infor, we zien de toekomst met vertrouwen tegemoet”, aldus Stefan.
OVER AVG:
AVG levert diensten op het gebied van Infra, Bouwstoffen, Transport en Explosieven Opsporing:
AVG BAU levert diensten op het gebied van de boven- en ondergrondse infrastructuur. Grond-, weg- en waterbouw in de ruimste zin van het woord. Van sloopwerken, bodemsanering, grootschalig grondverzet, de aanleg van wegen, bestrating, rioolstelsels, het bouwrijp maken van bouwlocaties van woningen tot grote distributiecentra, de inrichting van woonwijken en de aanleg van bedrijfsterreinen.
AVG Bouwstoffen is een gecertificeerde leverancier die naast Baublocks ook beton(mortel), cement, zand, grint, afvalcontainers, mobiele zeven, puinbrekers en nog veel meer bouw- en grondstofmaterieel levert.
AVG Transport verzorgt voor een breed scala van nationale en internationale opdrachtgevers de logistiek van onder andere bouwstoffen. Het werkgebied van AVG Transport is de Benelux en Duitsland.
AVG Explosieven Opsporing Nederland is als onderdeel van de AVG bedrijven CS-OOO en CS-VROO gecertificeerd en is sinds 1999 werkzaam op het gebied van het opsporen van ontplofbare oorlogsresten (conventionele explosieven).